Apples kalkylprogram Numbers är ofta underskattat. Det ser enkelt ut, men under ytan finns funktioner som gör det kraftfullt nog för både budgetar, rapporter och projektplaner. En av de mest användbara, som många missar, är möjligheten att skapa formler som hämtar data från flera olika blad i samma dokument. Det gör att du kan bygga upp avancerade kalkyler utan att tappa överblicken.
Om du till exempel har ett blad som heter Januari och ett annat som heter Sammanställning kan du i det senare hämta uppgifter direkt från det första. Formeln skrivs så här:
=Januari::B2
Den hämtar värdet från cell B2 på bladet Januari. Du kan på samma sätt skapa länkar till flera månader och sedan summera dem, till exempel så här:
=Januari::B2 + Februari::B2 + Mars::B2
Numbers visar automatiskt värdena från de olika bladen och uppdaterar dem när du ändrar siffrorna. Det betyder att du bara behöver mata in data en gång, i källbladet, och sedan låta resten av dokumentet hämta informationen därifrån.
Det här är särskilt användbart om du gör budgetar, följer upp projektkostnader eller samlar statistik över tid. Du kan ha ett blad per månad och ett separat blad som visar totalsummor, genomsnitt eller procentuella förändringar.
Vill du göra det ännu tydligare kan du använda cellnamn i stället för positioner. Markera cellen du vill referera till, gå till högermenyn och välj Format, sedan Cell och Namnge cell. Kalla den till exempel Försäljning_Januari. Du kan sedan använda den direkt i en formel:
=Försäljning_Januari + Försäljning_Februari
För större dokument med många siffror är detta ovärderligt. Du slipper leta bland cellreferenser, och formlerna blir mer begripliga.
Numbers må vara enklare till utseendet än Excel, men för den som lär sig de här sambanden blir det ett kraftfullt verktyg för allt från hushållsbudgetar till företagsekonomi. Genom att låta bladen prata med varandra skapar du levande dokument som uppdaterar sig själva och alltid visar den senaste informationen. Det är en av de mest eleganta funktionerna Apple byggt in i programmet – diskret, men oerhört effektiv.
