Numbers upplevs ofta som enklare än traditionella kalkylprogram, men just enkelheten döljer en funktion som kan göra enorm skillnad i större dokument. Genom att använda tabeller som separata beräkningsmoduler i stället för ett enda stort kalkylblad får du både bättre överblick och renare struktur.
Många bygger hela projektet i en enda tabell. All data, alla uträkningar och sammanställningar placeras i samma rutnät. Det fungerar i början, men blir snabbt svåröverskådligt när mängden rader växer. Numbers är konstruerat annorlunda. Varje tabell är ett eget objekt med egna formler och referenser.
Tabell
Ett mer effektivt arbetssätt är att dela upp kalkylen. Skapa en tabell för rådata, en för beräkningar och en för sammanställning. Låt den första tabellen enbart innehålla inmatning. I nästa tabell refererar du till den första och gör dina uträkningar. I den tredje presenterar du resultatet, gärna med diagram.
Fördelen är tydlighet. När formler är separerade från inmatning minskar risken att du råkar skriva över något viktigt. Dokumentet blir också mer pedagogiskt om det delas med andra. Varje del har en tydlig funktion.
Arbetssättet gör det dessutom enklare att ändra struktur i efterhand. Om du behöver justera hur en uträkning görs påverkar det inte rådata. När sammanställningen är separerad kan du byta diagramtyp eller layout utan att röra beräkningslogiken.
Visuellt
Numbers är visuellt orienterat och uppmuntrar till detta modulära tänkande. Genom att utnyttja det fullt ut får du ett dokument som är både snyggare och mer robust. Skillnaden märks särskilt när kalkylen växer och ska användas över tid.
Det är ofta strukturen som avgör hur professionellt ett kalkylblad upplevs. När varje tabell har ett tydligt syfte blir resultatet både stabilare och enklare att arbeta vidare med.
