Många företag använder Slack som plattform för att anställda ska kunna jobba hemifrån, på kontoret eller andra platser., Slack tillsammans med teams, Zoom är en en viktig plattform för att anställda ska kunna välja var, fysiskt, som de vill jobba från men det finns en baksida – kartläggning och datainsamlande.
När arbetsdagen till stor del sker via skärm är det klokt att se över inställningarna i Slack. Det går att få bättre kontroll genom att justera sekretessnivåer och begränsa antalet notiser.
Slacks datainsamling
Slacks affärsmodell skiljer sig från de datadrivna uppläggen hos exempelvis Google och Facebook. Företaget tjänar sina pengar på att sälja premiumabonnemang, men erbjuder också gratisversioner med begränsningar. Det innebär inte att Slack avstår från att samla in data. Enligt företagets integritetspolicy registreras all information du lämnar frivilligt, som namn, e-postadress och meddelanden, samt automatiskt genererad information om hur du använder tjänsten.
Slack samlar in uppgifter om vilket operativsystem du använder, din IP-adress, vilken webbsida du besökte innan du öppnade Slack, vilka filer du delar och vilka tredjepartstjänster du kopplat till kontot. Hur mycket information som delas beror på respektive tjänsts egen integritetspolicy.
Vad din chef kan se
Slack fungerar som ett centralt arkiv där konversationer sparas och kan sökas fram. Företaget raderar inget automatiskt om inte workspace-ägaren, oftast arbetsgivaren, själv anger det. Slack framhåller att interna säkerhetsrutiner ska förhindra obehörig åtkomst, men kontrollen över sparade meddelanden ligger hos arbetsgivaren.
Administratörer kan bestämma hur länge meddelanden sparas och om de ska raderas automatiskt efter viss tid. De kan även exportera data för juridiska utredningar, trakasserifall, revisioner eller efter domstolsbeslut. Hur exporten fungerar beror på vilken Slack-nivå organisationen har. För offentliga kanaler kan ägaren exportera textloggar, medan privata kanaler och direktmeddelanden kräver särskilt tillstånd från Slack.
Alla användare kan se hur mycket aktivitet som sker på en arbetsplats via sidan [workspace-namn].slack.com/stats, där antalet skickade meddelanden och de mest aktiva kanalerna visas.
Säkerhet och lösenord
Slack har haft få dataintrång, men den största risken ligger hos användarna själva. Svaga eller återanvända lösenord och avsaknad av tvåfaktorsautentisering gör konton sårbara. Ett lösenordshanteringsverktyg och aktiverad tvåfaktorsautentisering minskar risken för obehörig åtkomst.
Vad du delar
Det är viktigt att tänka på vilken information du delar och var du gör det. Nya medlemmar i en kanal kan se tidigare meddelanden och filer, även sådant som rör dem själva. Slack är heller inte rätt plats för känsliga eller oprofessionella kommentarer. Även privata kanaler och direktmeddelanden kan begäras ut vid juridiska granskningar eller rättsprocesser.
Justera notiser
Den som vill minska störmomenten kan justera sina notisinställningar i appens meny. Du kan välja att få aviseringar om alla nya meddelanden, bara direktmeddelanden, omnämnanden eller specifika nyckelord. För mobilen kan du ange separata inställningar så att bara viktiga notiser visas. Det går också att ställa in tider då inga notiser skickas, vilket hjälper till att skilja mellan arbetstid och fritid.
Slack är ett effektivt verktyg för samarbete på distans, men användaren bör vara medveten om hur mycket data som samlas in, vem som kan läsa meddelanden och hur enkelt information kan sparas längre än avsett. En genomgång av inställningar för sekretess, lösenord och notiser är därför nödvändig för alla som arbetar digitalt.
Läs mer
